Nos prestations

Artisans, commerçants, professions libérales, PME… nous sommes votre bras droit administratif.
De la facturation aux relances clients, du secrétariat courant à la gestion de vos plannings et réservations, nous prenons en charge tout ce qui vous éloigne de votre cœur de métier. Flexibles, réactives et disponibles, nous intervenons sur site ou à distance, à la carte et sans engagement.

Gestion administrative

  • Facturation — Création, édition et envoi de vos factures clients, suivi des règlements et gestion des avoirs
  • Devis — Rédaction et mise en forme de vos propositions commerciales, relance des devis en attente
  • Suivi de commandes — Traçabilité complète de vos commandes fournisseurs et clients, de la passation à la livraison
  • Relance clients — Suivi des impayés, relances par mail ou téléphone, mise à jour de l’état des créances
  • Suivi bancaire — Pointage et rapprochement bancaire, vérification des encaissements et décaissements
  • Tableaux de bord — Mise en place et actualisation d’outils de suivi pour garder une vision claire de votre activité
  • Préparation comptable — Collecte, tri et transmission des pièces à votre expert-comptable

Secrétariat courant

  • Courrier — Rédaction, mise en forme et envoi de vos courriers professionnels (lettres, mails, notes internes)
  • Classement — Organisation et tri de vos documents papier et numériques selon une méthode claire et adaptée à votre activité
  • Rangement — Remise en ordre de votre espace de travail, de vos dossiers et de vos supports de classement
  • Archivage — Mise en place d’un système d’archivage physique et/ou numérique, pour retrouver chaque document en un clin d’œil
  • Saisie et mise en forme — Frappe de documents, comptes rendus, rapports, présentations et tout support administratif
  • Gestion du courrier entrant — Ouverture, tri, distribution et suivi des réponses à apporter
  • Numérisation — Scan et classement numérique de vos documents importants pour un accès simplifié et sécurisé

Gestion de planning & suivi de réservations

  • Gestion de planning — Organisation et mise à jour de vos plannings d’activité, coordination des créneaux et anticipation des conflits d’horaires
  • Réservations hôtelières — Prise en charge des réservations, modifications et annulations auprès des établissements, suivi des confirmations
  • Location de bateaux — Gestion des demandes de location, suivi des disponibilités, coordination avec les clients et les prestataires
  • Locations diverses — Suivi des réservations de véhicules, salles, équipements ou tout autre bien lié à votre activité
  • Suivi des confirmations — Vérification systématique des réservations, envoi des confirmations aux clients et relance en cas de non-réponse
  • Tableaux de suivi — Création et mise à jour d’outils de suivi pour visualiser en temps réel l’état de vos réservations et disponibilités
  • Interface client — Réponse aux demandes de renseignements, gestion des modifications de dernière minute et traitement des réclamations

Divers

  • Gestion d’agenda — Planification et mise à jour de vos rendez-vous, rappels et alertes pour ne manquer aucune échéance importante
  • Réception d’appels téléphoniques — Prise en charge de vos appels entrants, filtrage, prise de messages et transmission des informations essentielles
  • Démarches administratives — Constitution et suivi de vos dossiers auprès des organismes (URSSAF, impôts, préfecture, assurances, mutuelles,…)
  • Gestion des emails — Tri, réponse et suivi de votre boîte mail professionnelle pour ne laisser aucun message sans réponse
  • Organisation de déplacements — Recherche et réservation de transports, hébergements et itinéraires pour vos voyages professionnels
  • Veille et renouvellements — Suivi des échéances clés (contrats, abonnements, assurances) et anticipation des renouvellements à effectuer
  • Interface avec vos interlocuteurs — Liaison avec vos fournisseurs, clients, partenaires et administrations pour fluidifier vos échanges au quotidien

Dématérialisation & facturation électronique

  • Dématérialisation des processus : Adoption de solutions numériques pour remplacer les documents papier, optimisant ainsi la gestion administrative et réduisant les coûts liés au stockage physique.
  • Facturation électronique : Accompagnement dans la mise en œuvre de systèmes de facturation dématérialisée, conformes aux normes légales, pour simplifier les échanges et améliorer la traçabilité.
  • Archivage numérique : Mise en place de solutions adaptées pour stocker, classer et retrouver facilement vos documents, tout en respectant les exigences réglementaires.
  • Organisation et sécurisation des données : Structuration efficace des documents et protection des informations sensibles grâce à des outils performants et des protocoles de sécurité avancés.
  • Transition numérique : Support personnalisé pour faciliter l’adoption des nouvelles technologies, garantir une intégration fluide et accompagner le changement dans vos processus internes.